Jak wiele dokumentów można zniszczyć na raz?

Ilość dokumentów w firmie stale rośnie, a ich składowanie zajmuje wiele cennego miejsca. Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców tworzy archiwum elektroniczne, decydując się na masowe skanowanie dokumentów. Jak to zrobić, by ważne pliki może było odczytać bez problemu? Czy można szybko zniszczyć dużą ilość niepotrzebnych plików?

Masowe skanowanie dokumentów. Jak robić to prawidłowo?

Jeśli nie mamy miejsca na składowanie dokumentów, możemy je zeskanować, ale trzeba to zrobić odpowiednio, by zeskanowane pliki nie były zbyt duże i by miały odpowiednią jakość. Skanowanie dokumentacji jest jedną z najbardziej powszechnych form udostępniania, przekazywania oraz przechowywania różnego rodzaju dokumentów, grafik, ilustracji, zdjęć itp. Podczas skanowania musimy dokonać wyboru szeregu parametrów technicznych, mających wpływ na jakość i wielkość pliku, który otrzymamy. Warto zamówić usługę masowego skanowania dokumentów. – profesjonalną firma zrobi to szybko i bezbłędnie. Zanim zabierzemy się za skanowanie dokumentacji, musimy zastanowić się, czy jest nam potrzebny skan kolorowy czy czarno-biały. Należy pamiętać, że skanując w kolorze otrzymujemy plik znacznie większy niż w przypadku jego czarno-białego odpowiednika. Większość biznesowych dokumentów można skanować w wersji czarno-białej, nawet jeżeli pierwotnie zawierają kolorowe elementy (np. nagłówki, wykresy czy diagramy). Pracownicy profesjonalnej firmy mają bardzo dobre skanery, które idealnie odwzorowują kolor i wszystkie szczegóły wykresu. Jeśli będzie taka potrzeba, doradzą nam, które dokumenty należy skanować w wersji kolorowej, ponieważ w przeciwnym razie będą nieczytelne. Optymalnym rozwiązaniem może być masowe skanowanie dokumentów w odcieniach szarości, co zwiększy czytelność pliku, jednocześnie nie zajmując tyle miejsca.

Czy zawsze trzeba zamawiać masowe skanowanie dokumentów? Jak zniszczyć pliki?

Przed zamówieniem usługi masowego skanowania dokumentów, warto przejrzeć archiwum.

Może się bowiem okazać, że wiele dokumentów archiwizowanych jest niepotrzebnie, gdyż ich okres przechowywania dawno minął, co oznacza, że można je bezpiecznie zniszczyć. W takiej sytuacji można zamówić usługę masowego niszczenia dokumentów, gdzie dokumenty do zniszczenia są przekazywane na paletach. Wykwalifikowani pracownicy przygotują pliki do transportu w taki sposób, aby zachowana została pełna integralność informacji. Dokumenty są przewożone na paletach zabezpieczonymi pojazdami, a w siedzibie firmy są utylizowane w profesjonalnej instalacji niszczącej. Taka forma niszczenia dokumentów jest dobrym rozwiązaniem, gdyż pozwala zredukować koszty administracyjne i zwolnić kosztowne miejsce archiwizowania.

Obowiązek dbałości o dokumenty spoczywa na właścicielu firmy. Jeśli w firmie mamy archiwum, zróbmy w nim porządek i zajmijmy się masowym skanowaniem dokumentów, a pliki, których nie potrzebujemy, po prostu zniszczmy. Jeśli takich dokumentów jest dużo, zlećmy masowe ich niszczenie.

Separator image Posted in Biznes.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *